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Onboarding

La integración de nuevos trabajadores dentro del equipo de trabajo es un proceso desafiante. Por esta razón, se ha desarrollado lo que se conoce como: Onboarding.

¿Qué significa este término? Es el proceso de integración de nuevos empleados en la empresa. Básicamente, proporciona un acompañamiento al nuevo miembro para que pueda integrarse de manera cómoda y comprenda de forma estructurada sus responsabilidades.

Con el Onboarding, se establecen unos protocolos para seguir un orden y garantizar una incorporación más satisfactoria y práctica para el trabajador/a.

Aunque este parece limitarse a los primeros días, nada más lejos de la realidad. Es un proceso a largo plazo que puede extenderse hasta un año, y en el cual se especifica las funciones y etapas que la nueva persona debe seguir para adaptarse a su puesto. Se debe proporcionar feedback y apoyo durante todo este proceso.

Proceso para la buena comunicación de la organización

  • Cumplimiento: Enseñar las políticas de la empresa y normas.
  • Claridad: Establecer expectativas claras sobre las funciones y objetivos del empleado.
  • Cultura: Ayudar a comprender la cultura de la empresa para poder integrarse.
  • Conexión: Generar relaciones para la integración de la nueva persona.
  • Feedback: Mantener reuniones dónde se trasladen comentarios y sirva de ayuda.

Cumplimiento

En esta fase se debe enseñar el cumplimiento normativo de la empresa.

Introducir las políticas de empresa y normas, y proporcionar los documentos legales que se deban firmar. También se les debe informar qué hacer en caso de necesitar interponer una queja o reportar incidentes.

Claridad

Se le debe comunicar con total transparencia y de la manera más clara posible, las expectativas que se espera de el o ella.  

Para hacerlo más comprensible, se clarificarán las funciones y objetivos, los cuales, vendrán detallados en un documento al cual tendrá acceso durante todo el tiempo que este en la empresa. Este, estará personalizado para que cumpla con las funciones y objetivos de su puesto de trabajo.

Cultura

Para entender este punto, es crucial saber de dónde venimos.

Cuando un nuevo miembro se integra en el equipo, debemos comprender que lleva recibiendo estímulos y haciéndose una idea preconcebida de la empresa desde el principio. Esto comienza con la entrevista, donde se le explica cómo es trabajar en la empresa. Por eso, es esencial que el proceso de Onboarding cumpla esas expectativas. Si logramos esto, tendremos un/a empleado/a satisfecho y más proclive a continuar su carrera con nosotros, sabiendo que lo que se le prometió es real y no una falsa representación de la empresa.

Durante el Onboarding, se le proporcionará el manual de la empresa para que tenga claridad sobre todos estos aspectos. Esto incluye la historia de la compañía, la estructura de los diferentes departamentos, una guía para empezar usar los sistemas disponibles, instrucciones para llevar a cabo sus funciones y la estructura organizacional de la empresa para que sepa a qué personas dirigirse en caso de necesidad.

Conexión

En relación con el anterior punto, para reflejar la cultura de la empresa, es necesario llevar a cabo una serie de acciones. En las etapas iniciales, lo recomendable es que a través de los correos -en la fase de candidato-, se empiece a agregar valor a la empresa. ¿Cómo? Envía un documento donde se explique cómo poder conectarse a la entrevista, poner un fondo de pantalla, etc.  Lo más probable es que la primera fase de entrevistas, estas se realicen online, así que este truco no solo ayuda a la imagen de la marca, sino que también proporciona al equipo de selección una idea más clara sobre el candidato/a.

Si quieres saber más maneras de lidiar con una entrevista online, consulta nuestro artículo “Cómo llevar a cabo una entrevista online perfecta”

Una vez tengamos claro quién será la persona que se unirá a nuestra empresa, el segundo punto determinará lo que podrán esperar el primer día. Por lo tanto, para comunicar su incorporación, envía una carta adjunta por correo electrónico, después de realizar la llamada oficial, para que tenga constancia por escrito de su ingreso, y adjunto a este, además, un video de bienvenida.

Finalmente, el primer día, el nuevo empleado deberá recibir el manual de la empresa, un documento con sus funciones estructuradas, y realizar una visita guiada por las instalaciones, además de presentárselo a los compañeros.

Consejo

Si dispones de objetos corporativos como botella de agua, taza de café, libretas, bolígrafos, etc., colócalos en su escritorio junto con los documentos previamente mencionados.

Feedback

Es recomendable realizar reuniones con el nuevo empleado para que pueda comunicar sus necesidades, de igual manera que se utilizaran para recibir retroalimentación sobre su desempeño en la empresa.

Estas sesiones pueden realizarse cada 60-90 días y se finalizan cuando el feedback que obtenemos es suficientemente positivo y el empleado está listo para crecer de manera independiente.  

Estos son los pasos que seguir para conseguir que los nuevos empleados reciban una incorporación satisfactoria a la empresa, pero ¿Cómo ayuda esto a la propia compañía? Bien, a continuación, te explicamos sus beneficios.

Por qué el Onboarding es beneficioso para las empresas

Los beneficios que puede aportar realizar un Onboarding de éxito son más de los que se esperan.

1. Retención de talento

Hoy en día, muchas empresas están en constante búsqueda de empleados. Además, debido al teletrabajo, la competencia por encontrar talento ya no se limita solo a nivel nacional, si no que se extiende globalmente. Por lo tanto, para destacarse entre las demás empresas, es crucial diferenciarse y asegurarse de retener el talento interno.

Esta razón es una de las más importantes para entender por qué el Onboarding es fundamental. La imagen que se proyecta desde el primer día será decisiva para el futuro de la empresa. Este proceso define la experiencia que los empleados pueden esperar y su desarrollo profesional dentro de la organización. Demuestra que te preocupas por los nuevos miembros del equipo sin descuidar a los empleados más antiguos.

Además, constituye una inversión significativa por parte de la empresa, especialmente si se necesita contratar personal con frecuencia.

2. Mejorar el sentimiento hacia la empresa

Muchos trabajadores no se sienten comprometidos con sus puestos de trabajo y, por ende, mucho menos con la empresa.

Hay que lograr que los trabajadores experimenten una conexión con la compañía, que se sientan parte de ella y que son imprescindibles.

Un Onboarding efectivo genera sentimiento de pertenencia y compromiso en los empleados, lo que mejora su satisfacción laboral y productividad.

3. Atrae al talento

Si conseguimos desarrollar acciones que retengan al talento, estás nos ayudarán involuntariamente en la atracción de talento.

Estar en una empresa en la que te sientes a gusto, donde se les trata bien, y en la cual el periodo inicial fue tan bueno que ayudó a relajar los nervios de los primeros días, logará obtener empleados contentos. Estos hablarán positivamente de la empresa, tanto de forma online y como por boca a boca, y esto, atraerá más talento de calidad.

4. Selección de personal

Construir una cultura empresarial sólida implica formar un equipo de trabajo que cumpla con altos estándares. Rodearte de profesionales competentes es esencial para la correcta organización y el cumplimiento de los objetivos de la empresa Por eso, al buscar nuevo personal, es fundamental realizar un proceso de selección riguroso.

Nosotros, desde persona service, como agencia de selección, nos hemos dedicado durante años a garantizar la adecuada incorporación de candidatos para nuestros clientes, logrando el ajuste perfecto entre las habilidades que se buscan y la cultura de la empresa.

5. Mayor productividad

Con un buen proceso de Onboarding, ya no será necesario esperar mucho tiempo para poder obtener un empleado productivo. Si seguimos los pasos adecuados para crear un Onboarding, podemos acelerar las etapas naturales de una nueva incorporación. Si para poder desarrollar todo el potencial de sus funciones necesita colaborar con otros departamentos y construir relaciones con equipos, un Onboarding bien hecho reducirá ese tiempo y permitirá que se concentre más rápidamente en desarrollar su máximo potencial.

Una vez llegados a este punto, es momento de reunirte con tu equipo, escuchar sus experiencias del primer día y proponer ideas para poder mejorar, y en su defecto, o si aún no existe, crear un documento de Onboarding para la llegada de los nuevos trabajadores – aunque no se esperen en un futuro próximo-. Planea, diseña y aplica. Hasta el momento de la verdad, no serás capaz de evaluar su efectividad y entender qué aspectos mejorar.

En persona service, como empresa de selección de personal, recomendamos encarecidamente llevar a cabo esta estrategia. Notarás un cambio significativo si la nueva incorporación al equipo hace un uso adecuado del manual y si se aplican las medidas previamente establecidas.

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