¿Qué es?
El offboarding es un proceso relacionado con la desvinculación de un trabajador de la empresa. Para llevar a cabo un buen proceso de offboarding, se requiere tener un plan que cubra desde la desvinculación hasta el reclutamiento y contratación de una nueva persona.
Este plan servirá al departamento de Recursos Humanos para que el trabajador que deja la empresa tenga la experiencia más satisfactoria y cómoda posible. No solo beneficia al empleado, sino que también crea una transición mucho más armoniosa para la organización. Aunque las rotaciones de personal son comunes en las empresas, muchas no tienen establecido un plan de offboarding y lo cual acaba dificultando la marcha de un empleado.
¿Por qué es importante el plan de offboarding?
Porque te ayuda a mitigar la seguridad en el caso de haber un empleado disgustado, te ayuda a comprender por qué de la partida del talento (obviamente, dejando de lado motivo de despido), y dónde mejorar y, por último, no se pierde el ritmo de trabajo.
Beneficios de implementar un plan de offboarding
– Ahorro financiero: Permite evitar pérdidas económicas, si tenemos una buena planificación del proceso de offboarding. Sin este, se pueden cometer fallos y seguir pagando beneficios a empleados que ya no forman parte.
– Employer Branding: Es crucial tener una buena imagen corporativa para futuras contrataciones y para que se sepa qué clase de empresa es. Por eso, es importante manejar la marcha de un empleado para poder controlar, en la medida de lo posible, las referencias que se harán. Hay que asegurarse que el talento se va sintiéndose valorado por el trabajo realizado.
– Evita conflictos legales: El plan de offboarding asegura firmar todos los documentos legales, por ambas partes, disminuyendo el riesgo de denuncias.
– Planificación: Permite organizar cómo se reestructurará el departamento ahora que falta una persona, respondiendo preguntas como; ¿Cómo se distribuirán las tareas? ¿Quién lo sustituirá? ¿Cuándo se prevé que se incorpore personal nuevo?
– Escucha y aprende: Obtener feedback sobre la empresa por parte de los exempleados es clave para poder mejorar. Ambas partes han de ser sinceras para poder optimizar aspectos a futuro.
Las 11 etapas que debe contener un plan de offboarding
1. Plantilla de organización
Disponer de una plantilla en la que se pueda seguir e ir marcando todos los pasos a seguir del offboarding, y no pasar ningún detalle por alto.
2. Contabilidad
Para poder preparar la documentación con los pagos o compensaciones actualizadas, empieza a recopilar información sobre el período laboral del empleado y aplica los cambios de pagos, compensaciones, días de vacaciones, etc.
3. Gestión de la documentación
El departamento de Recursos Humanos debe reunir todos los documentos importantes, desde el contrato laboral hasta la carta de despido o renuncia formal.
Además de esto, se deberían de revisar todos los documentos que esa persona a firmado durante su vida laboral en la empresa como, por ejemplo, acuerdos de confidencialidad, contratos bonificados, etc.
Antes de dar todo por finalizado, revisar que las fechas coinciden, sobre todo si se trata de la renuncia de un empleado. Que quede bien claro cuándo lo comunicó y cuál es el último día.
4. Planificación del cambio
Organizar una transición fácil, respondiendo preguntas sobre la sustitución y finalización de los proyectos.
Ejemplo de las preguntas que se deberían de realizar: ¿Quién lo sustituirá? ¿Necesita esa persona conocimientos previos?, si hay proyectos por finalizar ¿Se pueden terminar antes de la marcha? ¿Qué responsabilidades quedan para los empleados que siguen?
5. Mantén al equipo informado
No dejes que los empleados se enteren de la marcha de otro a través de habladurías o rumores por la oficina. Toda persona que de algún modo vaya a verse afectada por la baja de esta, debe conocer la noticia.
Primero, y mayoritariamente por un tema de respeto, pregunta primero a la persona que abandona el puesto cómo prefiere que se anuncie su salida de la empresa. Una vez lo sepas, a dos semanas vista del último día, comunícalo a las personas afectadas y después de eso, ya se podrá informar al resto del personal.
6. Informa al cliente
Si la persona que abandona la empresa gestiona clientes y tiene contacto directo con estos, es necesario que la organización les informe a cerca de la baja de esta persona. Al comunicar este mensaje, es importante que sepan que este cambio no les va a afectar, que sus necesidades van a seguir siendo atendidas. Que la empresa lo tiene todo bajo control.
7. Propiedad de la empresa
Asegurarse que todos los materiales que ha estado utilizando el empleado durante su período laboral en la empresa, y que sean propiedad de esta, sean devueltos antes de su marcha.
Se puede disponer de una lista en la que aparezcan todos los elementos (uniformes, ordenadores, móviles, llaves, tarjetas identificativas…), que deben ser devueltos por el empleado.
8. Entrevista de salida
Antes de que se vaya la persona empleada, se recomienda concertar un día y una hora para que el departamento de Recursos Humanos se reúna con esa persona.
Esta es de las últimas oportunidades para poder causar una buena impresión, además de servir para poder mejorar la estrategia de futuro de la empresa ya que, haciendo las preguntas adecuadas, se podrá obtener respuesta sobre valor de la compañía, al igual que sus debilidades y fortalezas, y el motivo de la marcha -si es el caso-.
9. Despedida del trabajador
Para acabar, organiza como una muestra de agradecimiento a su contribución al equipo, una fiesta, -que puede ser a media mañana a la hora del café o a la de la comida- con todas las personas del equipo para que tengan la oportunidad de despedirse de la persona.
Por otro lado, se le puede hacer un regalo y dedicarle unas palabras, ya sea en la fiesta delante de todos, o a través de una carta.
11. Seguimiento
Si no ha habido motivo de despido, la relación laboral con el/la trabajador/a siempre ha sido positiva, te recomendamos seguirle la pista a través de redes profesionales como LinkedIn. Quizá en algún momento pueda volver a incorporarse a la empresa.
10. Anular el acceso
Este proceso no se hace porque no tengas una buena relación o porque no haya confianza con esa persona. Básicamente, es una medida de seguridad que se debe emplear para proteger las bases de datos. Así que se deben cancelar todos los accesos a programas internos, bases de datos y al correo electrónico corporativo.
Ahora ya sabes de la importancia de un buen plan de offboarding en la empresa y cuáles son los pasos que debes considerar. No obstante, estos pasos son generalizaciones y podrían cambiar según la empresa o situación. La clave es ofrecer una experiencia de “salida” satisfactoria.
En persona service, creemos firmemente en el trato personal y en la importancia de estos procesos para retener talento y mejorar continuamente. Como agencia de selección de personal, te recomendamos aplicar este plan en tu estrategia, de la misma manera que depender de un buen plan de Onboarding puede ayudarte para captar talento nuevo y retenerlo.